Certaines de nos tâches quotidiennes sont chronophages et a faible valeur ajoutée. Nous vous proposons un tutoriel pour automatiser certaines de vos procédures et la création automatique de vos documents personnalisés en quelques clics.
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Gagnez du temps grâce à la Google G-Suite
Nous sommes de plus en plus nombreux à utiliser les outils Google et les services du Drive. Grâce aux outils mis en place par Google, vous pouvez gagner plusieurs heures par jour en générant automatiquement des documents. Grâce à ce temps supplémentaire, vous pourrez vous consacrer à des tâches importantes pour développer votre business.
Automatisez des procédures ou la production de certains documents
Si vous gérez plusieurs dizaines de clients dans votre activité professionnelle, la création des contrats doit être fastidieuse alors que vos documents sont semblables à 99%. Vous pouvez également automatiser des procédures de pointage DNS, la création d’accords de confidentialité, etc. Cette technique d’automatisation n’a d’autres limites que celles de votre imagination.
Besoin de concret ? Découvrez notre tuto et munissez-vous des outils suivants :
Notre exemple :
Nous souhaitons automatiser la création d’un contrat pour chacun de nos clients. Nous avons donc besoin d’un contrat type avec des champs vierges à compléter avec les informations de nos clients. L’objectif est d’obtenir un document prêt à l’emploi que notre client pourra ensuite transmettre à son service juridique.
Suivez le guide, on vous explique la marche à suivre !
Étape 1 : Création du gabarit de la procédure.
Créez un nouveau document Google Docs dans votre Drive.
Dans notre contrat, nous avons des éléments à personnaliser pour chacun de nos clients. Nous ajoutons donc un placeholder avec <<Nom de la variable>> comme dans notre exemple ci-dessous.
Ces valeurs seront ensuite remplacées automatiquement grâce à un Google Forms.
Étape 2 : Création de mon formulaire Google Forms
Dans votre Google Drive, créez un formulaire Google Forms. Ce formulaire vous permettra d’entrer en quelques minutes les informations personnalisées de vos clients.
Dans ce Google Forms, nous allons ajouter l’adresse email du client, son nom, le type d’hébergement, les informations sur le client, etc.
Les réponses vont ensuite s’insérer à la place des placeholders.
Étape 3 : Création du fichier Google Sheets pour enregistrer les formulaires et générer les documents
Depuis le formulaire Google Forms, rendez-vous dans la section “Réponse” pour générer un fichier via Google Sheets.
Ce fichier Google Sheets est couplé au formulaire Google Forms et il centralise automatiquement toutes les réponses.
Jusqu’ici tout va bien.
Autocrat c’est l’add-on miracle qui vous permettra d’automatiser la création de votre document. Il va se charger de fusionner votre Google Sheets avec votre document Google Docs (cf : étape 1).
Ajoutez donc l’add-on Autocrat dans votre fichier Google Sheets et acceptez les autorisations demandées.
Une fois Autocrat installé, nous allons créer un nouveau “job” en cliquant sur Open.
Choisissez ensuite le template qui sera généré. Dans notre exemple, c’est notre contrat d’hébergement créé lors de l’étape 1.
Réalisez ensuite un mapping des variables en associant les variables du formulaire et les variables dans votre Google Docs.
Sélectionnez ensuite le dossier de destination et le nom du document créé. Vous pouvez utiliser des variables pour que le nom de votre document soit adapté à votre client.
Choisissez les conditions de fusion (merge). Par défaut, ajoutez TIMESTAMP equals NOT NULL.
Choisissez si vous souhaitez créer un PDF ou un Google Docs. Si vous avez malgré tout des ajustements manuels à effectuer, préférez l’export via Google Docs.
Vous pouvez également envoyer votre document automatiquement par email. Dans notre exemple, l’envoi du contrat se fait automatiquement et c’est pour cela que nous entrons l’adresse mail dans le formulaire.
Pour terminer, choisissez le déclenchement du runner et enregistrez ! Dès que vous validez un formulaire, le traitement est lancé automatiquement.
Pour vérifier que votre automatisation fonctionne, soumettez tout simplement votre réponse au formulaire Google Forms. En quelques secondes, Autocrat va se lancer, créer le document et l’action associée.
La mise en place peut paraître fastidieuse, mais une fois les étapes parfaitement intégrées, il vous faudra seulement quelques minutes pour automatiser la création de vos documents.
Vous avez des questions quant à la mise en place de cette automation ? Prenons rendez-vous !
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